Llega el calor y cada vez cuesta más pasar tediosas e interminables horas en una oficina. El horario laboral se impone y no podemos disfrutar del buen tiempo tanto como nos gustaría. Pero, ¿y si se pudiera fusionar la obligación con el placer aprovechando magníficos espacios exteriores? Las terrazas se convierten así en la mejor opción para la organización de eventos, desde meetings o convenciones a cenas de empresa. Es, sencillamente, una alternativa distinta para convertir tu lugar de trabajo en un espacio en el que todos tus stakeholders se sientan cómodos e incluso lleguen a olvidar que están trabajando.
Organiza tu evento en una terraza
Antes de empezar es importante saber qué tipo de espacio necesitas. ¿Prefieres agasajar a tus clientes con unas vistas inmejorables del skyline de la ciudad? ¿Optas por un mirador más abierto en el que tus empleados puedan divertirse durante la noche? Si no tienes la suerte de que el edificio de tu compañía tenga una azotea en la que organizar tus eventos empresariales (y además puedas utilizarla) ¡no hay problema! En DAHO estamos especializados en la gestión de terrazas. Alquilamos espacios espectaculares y además proporcionamos al cliente todo lo necesario para que su jornada se convierta en un éxito.
La cuestión no es baladí. El uso de Internet, smartphones y, sobre todo, de redes sociales, hacen que cada evento corporativo pueda multiplicar positivamente la imagen de tu marca pero ¡ojo!, en el caso contrario una mala organización también puede hundirla por los suelos.
Sé que te estás preguntando: ¿cómo lograr que una actividad o evento se convierta en viral? Con mucho trabajo, organización… y cuidando cada detalle para que el acto sea tan especial que no tengan más remedio que compartirlo. Según un estudio de London&Partners, el 53% de las empresas se sienten presionadas a ser innovadoras en sus eventos, conscientes de que las acciones creativas incrementan exponencialmente el valor añadido del trabajo final.
Opciones que dejan huella. 8 puntos a tener en cuenta.
Una de las opciones más innovadoras es trasladar la clásica pausa para el café a lugares que rompan completamente la rutina. O la reunión de la tarde del viernes. O el encuentro con esos clientes que acaban de llegar a la ciudad. Y, para ello, ¿qué mejor que una terraza? Respirar aire fresco y disfrutar de una vista relajante hará que las negociaciones dejen de ser una tarea ardua y pesada para convertirse en algo ameno y distendido.
¿Cómo preparar un encuentro perfecto? ¡Aquí tienes algunas sugerencias!
- Prepara una mesa diferente. Dicen que la primera impresión es la que cuenta y mucho más a la hora de preparar la comida y la bebida. Cuida la presentación y huye de los formatos clásicos. Bandejas de pizarra, copas de coctel o mini vasos de chupitos. ¡No te quedes en lo tradicional! Siempre que sea posible apuesta por materiales ecológicos, reutilizables o biodegradables. ¿Sabes que ya existen pajitas para cócteles que se pueden comer? ¿Y vasos de galleta? Cuidar del medioambiente está de moda y siempre será un valor añadido para tu empresa.
- Incluye los colores de tu marca en la comida. ¿Has pensado en unas galletas con el slogan de tu empresa? Si tus colores corporativos son el rojo y el azul, ¿por qué no ofrecer unos cupcakes de arándanos y frambuesas? Si personalizas la comida, lograrás que la gente comience a subir las fotos en redes sociales comentando la originalidad de los snacks.
- ¡Que se vea tu logo! La imagen corporativa de una compañía está por todas partes: desde las carpetas que se reparten a los asistentes hasta los bolígrafos. Entonces, ¿por qué nos olvidamos de ella en el momento de relax? Visualizar los símbolos distintivos de la empresa e incluir en la decoración los colores de la marca dará continuidad al evento y hará que asocien tu producto a un momento placentero y único. ¡Es una apuesta segura!
- Innova a la hora de elegir el menú. Deshecha la clásica bollería o los sándwiches variados y piensa en algo distinto que tus invitados puedan recordar. ¿Sushi? ¿Una fondue de queso? ¿Un ‘tataki’ de atún? ¿Una fuente de chocolate? Aunque siempre hay que contar con las imprescindibles atrévete también con bebidas distintas. ¿Sabías que puedes encontrar vino o leche de color azul? Nada fomenta más una lluvia de ideas que poner los sentidos a funcionar y tener por único techo el cielo.
- Las actividades en grupo aportan muchas ventajas. Realizar actividades de networking durante las pausas es una forma perfecta para que los participantes se conozcan mejor en un ambiente distendido. Salta de lo corriente y contrata un pequeño espectáculo en directo. Puedes optar por un monólogo personalizado con el motivo de la reunión, un show de magia o una elaboración de cócteles. ¿Y por qué no pensar en un show “móvil”, con los artistas circulando entre la gente mientras hacen su performance? Es sólo cuestión de salir de lo típico para ir más allá. ¡Tú decides!
- ¿Realidad virtual? ¿Por qué no? Busca formas distintas de seguir promocionando tu empresa. Sabemos que cada vez más está al alcance de nuestras manos y se puede usar como gadget durante la pausa, sea para jugar, para desconectar, para contar la historia de la compañía… Ya es posible personalizar gafas de realidad virtual y dejar a empleados, clientes y competencia con la boca abierta. ¡Asegurado!
- Agasaja a tus invitados. Es ideal preparar pequeñas bolsitas de regalo. No hace falta que sea algo muy costoso, pero servirá para trasladar la imagen de la empresa y que perdure una vez finalizado el evento. Busca algo útil que la gente pueda utilizar en su día a día como kits de escritura formados por bolígrafos y libretas o pequeñas bolsas de aseo.
- No escatimes en el tiempo. El rato que se emplee en este encuentro será igual o más importante que el que se pasa reunido o trabajando. Si quieres que tu evento sea provechoso es imprescindible dejar tiempo a los participantes para que se relajen y cojan fuerzas. Puedes organizar un evento desde una hora pero también alargarlo todo lo que necesites para que se convierta en una verdadera pausa, con desconexión incluida. ¡Todos volveréis al trabajo con ganas de comeros el mundo!
Con un poquito de creatividad y escogiendo el lugar apropiado podemos hacer que cada momento del evento corporativo sea único y especial. Y para que nada quede en el olvido… puedes contratar un servicio audiovisual que inmortalice el momento. Tu evento único y espectacular debe quedar reflejado en fotografías y vídeo, con o sin guionización, time-lapse, slowmotion… En DAHO cuidamos de hasta el último detalle.
La inmediatez es una de las claves de las redes sociales, por lo que sería una estrategia muy acertada transmitir parte del evento en directo. El video en vivo es extremadamente adictivo para los usuarios de redes sociales. Según Facebook Live, los usuarios pasan tres veces más tiempo y participan comentando diez veces más cuando el video es en directo. Con herramientas como Facebook Live, cualquiera puede aprovechar la tecnología y tener un retorno positivo de la inversión.
Además, es una forma estupenda de continuar la promoción de tu acción gracias a las redes sociales. Dependiendo del sector en el que se desarrolle tu evento, deberás elegir una u otra. Por ejemplo, si eres organizador de eventos de música te interesará promocionarte en Facebook e Instagram. Si tu evento consiste en conferencias profesionales, deberás estar presente en Linkedln y Twitter. Si cuelgas las fotografías en las redes sociales de tu compañía el impacto que podrás alcanzar será inigualable. ¿A qué esperas?
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